1. Оригиналы документов В банк необходимо предоставить оригиналы всех документов. Их не обязательно оставлять в банке, но на каждой копии должна стоять печать соответствует оригиналу (матим лемакор) и подпись служащего. Печать и подпись служащий поставит только после

7.1.1. Подача документов Порядок государственной регистрации прекращений предпринимательской деятельности прописан в статье 22.3 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее –

На предприятиях и в организациях совершаются самые разные хозяйственные операции. Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы и подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов.

Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

· назначение;

· порядок отражения операций;

· степень охвата хозяйственных операций;

· количество учетных записей;

· место составления документа;

По назначению документы делятся на организационно-распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные документы - это комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. Распорядительные документы служат основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно толь-ко при наличии письменного распоряжения директора предприятия и главного бухгалтера. К распорядительным документам относятся до-веренность на получение товарно-материальных ценностей, чек на по-лучение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расче-тов, наряд на сдельную работу и т.п.

Оправдательные (исполнительные) документы оформляют на уже произведенные операции, т.е. они подтверждают факт совершения хозяйственных опе-раций и служат бухгалтерии основанием для отражения в учете. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании то-варно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким доку-ментам относятся : приемные акты , квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работника-ми бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдатель-ных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся: накопительные ведомости распределе-ния общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомос-ти начисления амортизации , расчет реализованных торговых скидок, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки организационно-распоря-дительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкрет-ной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную опера-цию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, слу-жит распорядительным документом.

После того как деньги будут вы-даны с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере кор-респондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерско-го оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассо-вый ордер и др. Применение комбинированных документов широко распростране-но в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, де-лает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бу-магу.

По порядку отражения операции документы бывают первичными и сводными.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные, платежное требование и др.).

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей, либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира, которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы, оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одно-временно. После составления на их основании делаются бухгалтерс-кие записи. К разовым документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяже-нии определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения одно-родных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего они передаются в бухгалтерию для записей. К та-ким документам относятся: ведомость распределения накладных расходов, справка бухгалтерии на списание калькуляционной разницы, лимитно-заборная карта. На основании лимитно-заборной карты отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер потребляемых цехом материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов. Сравнивая дан-ные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, по-стоянно контролируют отпуск материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтер-ского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого от-дельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись. Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных до-кументов находят все большее распространение в бухгалтерской прак-тике.

По количеству учетных записей документы делятся на одностроч-ные и многострочные. Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов. К таким документам относятся: доверенность, материальный ярлык, карточка складского учета материалов и др.

Многострочный доку-мент содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. Многострочные документы сокращают коли-чество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более ра-циональны и при обработке с помощью вычислительной техники. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз. Таким образом заполняются: приходный ордер, товарно-транспортная накладная, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов на сторону и др.

По месту составления различаются документы внутренние и вне-шние. Внутренние документы составляются на данном предприятии. К ним относится основная масса документов предприятия, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, тре-бования и др. Внешние документы поступают от других организаций, отражают хозяйственные отношения с ними, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др. Различия между этими документами обусловливают их проверку и бухгалтерскую обработку, порядок исправления обнару-женных ошибок.

· материальные документы, которые отражают движение товарно-материальных ценностей (акт приема-передачи основных средств, ведомость расхода материалов и т.д.);

· денежные документы, которые отражают операций с наличными и без-наличными средствами (платежное поручение, чек на получение де-нежных средств, квитанция на взнос наличными и т.д.);

· расчетные документы, которые отражают расчетные взаимоотношения с партнерами по возникшим обязательствам (счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д.).

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение и, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разо-вым, внешним документом. Приходный кассовый ордер — комбини-рованный, первичный, разовый, однострочный, внутренний документ. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе. Классифика-ция документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности предприятия.

Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.

Таблица 2 – Классификация документов

6.3: Основные требования, предъявляемые к документам .

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов регламентируется Законом о бухгалтерском учете и отчетности РБ. Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведенья, необходимые для исчерпывающего представления о свершившейся операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведенья являются составными элементами документа и называются его реквизитами. К числу реквизитов, обязательных для каждого вида документов, относятся:

Название документа и его номер;

Дата и место составления;

Измерители операции в натуральном и денежном выражении;

Должности, фамилия, имя, отчество, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления.

В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших в совершении операции, а подписи лиц заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хозяйственной операции возможно наличие и других реквизитов.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями материально ответственных лиц.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются по форме и по существу. В ходе формальной проверки бухгалтер обращает внимание на наличие в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц, участвовавших в составлении документа, арифметическую проверку точности произведенных в документе расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, не оговоренных исправлений.

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также за правильность его составления несут ответственность лица, подписавшие документ. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридическую силу и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально ответственным лицам для дооформления, либо оставляют в бухгалтерии и немедленно сообщают руководителю предприятия для привлечения виновных лиц к ответственности.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать .

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• по назначению;
• по содержанию хозяйственных операций;
• по порядку составления;
• по способу отражения;
• по числу учитываемых операций;
• по месту составления;
• по способу заполнения;
• по основанию носителя.

По назначению:

— распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

— исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.

— документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

— комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.

— материальные документы отражают движение товарно-материальных ценностей.

— расчетные документы по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам.

— денежные документы по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами.

По порядку составления:

— первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

— сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.

По способу отражения:

— разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций.

Классификация документов в бухгалтерском учете

К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По числу учитываемых операций:

— односторонние документы содержат одну учетную позицию.

— многосторонние содержат две и более учетных позиций.

По месту составления:

— внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По способу заполнения:

— документы , составленные ручным путем, заполняются вручную.

— документы , выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

По основанию носителя: бумажный и машинный.

Нормативное регулирование бухгалтерского учета:

1 уровень. Законы РФ и указы Президента РФ (налоговый кодекс; ФЗ №402; положение по введению бухгалтерского учета «бухгалтерской отчетности ‘98»).

2 уровень. Система национальных бухгалтерских стандартов – положений по бухгалтерскому учету (24 стандарта).

3 уровень. Методические указания с учетом отраслевой специфики + план счетов бухгалтерского учета.

4 уровень. Внутренние рабочие документы предприятия (распорядительные документы).

Учетная политика предприятия – приказ, распоряжения руководителя, разрабатывается для целей бухгалтерского учета, налогового учета.

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Классификация первичных учетных документов

Классификацию первичных учетных документов можно представить в виде схемы. Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 — 19). — М.: Бухгалтерский учет, 2005.С. 45.

По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:

Документы по учету ОС и НМА;

Документы по учету сырья и материалов;

Документы по учету кассовых операции;

Документы по учету банковских операции;

Документы по учету НДС;

Документы по расчетам с подотчетными лицами;

Документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).

Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.

По способу использования документы подразделяются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.

Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. — М.: Вузовский учебник, 2004.С. 32

По месту составления документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.

По количеству учетных позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. — М.: Финансы и статистика, 2004. С. 17.

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.

Первичные документы бухгалтерского учета: виды, классификация, требования

8.2. Классификация первичных учетных документов

В бухгалтерском учете применяется большое количество разнообразных документов.

Чтобы рационально их использовать, они классифицируются по следующим признакам:

по назначению:

распорядительные, дающие разрешение или право на осуществление хозяйственной операции, например приказ руководителя, наряды, заказы;

исполнительные, удостоверяющие фактическое совершение хозяйственной операции, например акты, приходный ордер;

бухгалтерского оформления, которые составляются и подписываются одним бухгалтером и одновременно являются и распорядительными и исполнительными документами, например расчет фактической суммы амортизации основных средств и нематериальных активов за истекший месяц, расчет распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

комбинированные, содержащие признаки распоряжения и исполнения хозяйственной операции, например наряд на сдельную работу, в котором содержится задание и фактическое выполнение работы, или требование на отпуск материалов, в котором есть такие признаки как «затребовал», «разрешил», «отпустил» и «получил»;

по характеру (содержанию) хозяйственных процессов (операций), отражаемых в документах:

денежные, например кассовые приходные и расходные ордера, денежные чеки;

материальные, например накладные, материальные приходные и расходные ордера;

расчетные, например платежные требования, платежные поручения;

по охвату хозяйственных операций:

единичные, составляемые на одну хозяйственную операцию, например расходный кассовый ордер;

сводные, отражающие несколько разнородных хозяйственных операций, например авансовый отчет о расходах: на выполнение задания, на проезд в транспорте, за проживание в гостинице и суточные;

по способу использования:

разовые, например расходный кассовый ордер;

накопительные, включающие несколько однородных хозяйственных операций, например лимитно-заборная карта;

по месту составления:

внутренние, оформляемые внутри данной организации, например кассовые ордера, наряды;

внешние, поступающие от других организаций, например счета-фактуры поставщиков, платежные требования;

по степени типизации:

Стандартные (унифицированные) для отражения однородных хозяйственных операций в разных организациях, например кассовые и банковские документы;

специализированные для отдельных отраслей народного хозяйства, например в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока;

нестандартные, например документы бухгалтерского оформления.

Унификация документов, в том числе и специализированных, дает экономию живого и овеществленного труда, в частности при разработке типовых проектов автоматизации учета, централизованном изготовлении бланков таких документов, подготовке и повышении квалификации бухгалтерских кадров.

В аналогичной учебной литературе рекомендуются еще и другие классификационные признаки деления документов, которые либо повторяют вышеприведенные, либо имеют меньшую практическую значимость. Например, предлагаются: по количеству учитываемых позиций (однострочные и многострочные), по способу заполнения документов (ручным или с применением вычислительной техники), по авторской принадлежности (личные и служебные), по подлинности (первичности) отражения хозяйственной операции (оригинал и копия), по внешнему виду как носителя учетной информации (бумажные и машинные), по срокам хранения (текущие и постоянные) и др.

Рис. 8.1. Классификация первичных учетных документов